La gestione delle ferie rappresenta uno degli aspetti che tutte le aziende devono affrontare e sovraintendere in maniera efficiente e conforme alle norme legislative vigenti.

In questo post confronteremo diversi metodi di gestione e cercheremo di capire qual è il più efficace per la tua compagine aziendale.

Ferie dipendenti: quali sono le problematiche principali.

Le ferie dei dipendenti devono essere programmate per garantire a tutti i componenti del gruppo di lavoro di godere degli stessi periodi di riposo, di un trattamento equo e conforme alle leggi vigenti.

Allo stesso tempo le aziende devono poter organizzare le lavorazioni, in maniera tale da non arrestare la filiera produttiva e onorare gli impegni con i clienti.

Attraverso un software gestionale è possibile tenere traccia delle ferie maturate, quelle godute e quelle ancora da godere. In questo modo ogni reparto operativo potrà organizzarsi il lavoro in maniera razionale, garantendo continuità dei servizi.

Inoltre, ogni dipendente potrà avere una visione chiara di come organizzare il lavoro e armonizzare al meglio la propria vita privata con il lavoro, scegliendo i periodi di riposo in base alle ferie maturate.

Piano ferie: perché è importante anche in termini di legge

La legge italiana tutela i lavoratori garantendo per ognuno diversi periodi di ferie annuali, che vanno da un minimo di quattro settimane. Due settimane devono essere godute nell’anno stesso in cui sono state maturate e la loro fruizione deve essere continuativa proprio per garantire un periodo di sosta più o meno ampio.

E le altre due settimane? Queste ferie possono essere fruite non per forza in maniera continuativa, l’importante è che siano utilizzate nei 18 mesi consecutivi al periodo di maturazione.

Nel CCNL sono presenti i diversi riferimenti in base al tipo di lavoro. Rispetto a quanto finora enunciato, nel CCNL potrebbero essere presenti anche condizioni maggiormente favorevoli. In alcuni ambiti, infatti, il mondo del lavoro sta evolvendo verso un’idea di lavoro non più legata al tempo, quanto al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Come vediamo le casistiche possono essere ampie e all’interno della stessa azienda potrebbero essere presenti delle differenze in base ai ruoli svolti. In tal senso, un software gestionale aiuta a semplificare di gran lunga tutto il processo relativo alla gestione dei piani ferie, in perfetta conformità con gli obblighi di legge.

Come si compila un piano ferie

Sono sempre stati utilizzati software gestionali per la realizzazione del piano ferie? Certamente no. In passato si sono attuate diverse strategie che ad oggi, in un mondo del lavoro estremamente dinamico e diversificato rischia di creare confusione, in particolare nella gestione a 360° delle risorse umane.

Il metodo più semplice è quello sicuramente di realizzare una griglia con carta e penna e segnare con una X i giorni in cui il tuo dipendente sarà in ferie. Questo metodo può valere per le aziende con pochi dipendenti o a gestione familiare.

Utilizzando il cartaceo non si evince il numero di giorni di ferie maturati e quelli da godere, a meno che tu non voglia fare i conti a mano. Questa è un’operazione da sconsigliare, quanto soggetta all’errore umano.

Un altro metodo utilizzato da alcune aziende è il foglio Excel che viene realizzato per reparti e in cui ogni responsabile raccoglie le informazioni circa i dipendenti sotto la propria direzione. In questo caso sarà possibile anche fornire delle griglie e tabelle complete che contengano tutti i dati sulle ferie.

Anche in questo caso potrebbe bastare un’impostazione di funzione errata per sbagliare i diversi calcoli e falsare la contabilità dei giorni di ferie. Inoltre, un altro problema è quello dell’errata sovrascrittura dei dati.

In particolar modo, per le realtà più strutturate è necessaria la programmazione delle ferie tramite un software gestionale.

Questo sistema potrebbe essere quello più preciso e affidabile per la gestione dei piani ferie.

Tramite un software gestionale ogni dipendente può modificare solo le informazioni riguardo la propria situazione, al contrario nei due metodi sopraelencati, come abbiamo accennato, possono verificarsi delle sovrascritture accidentali.

Quando parliamo di prodotti per la gestione del personale tramite implementazione di un gestionale, bisogna fare attenzione alle caratteristiche del software stesso. L’importante è scegliere un prodotto che si adatti alla propria compagine che abbia solo le funzionalità che occorrono.

Con il software gestionale giusto è possibile registrare tutte informazioni riguardanti la gestione delle risorse umane: dal piano ferie, alla richiesta di permessi, alla raccolta e verifica delle buste paga e così via.

Come abbiamo visto un software gestionale semplifica le operazioni che riguardano la gestione del personale e la realizzazione del piano ferie.

Se in azienda è in uso un Sistema ERP modulare, è possibile richiedere se è possibile effettuare l’implementazione di un modulo apposito per la gestione delle ferie, in maniera tale da gestire tutte le operazioni che riguardano anche la gestione del personale tramite un’unica interfaccia.