Filippo è l’unico titolare di un’azienda di noleggio materiale audio e video ed è specializzato negli eventi live. Concerti, fiere, sagre ed eventi sono il suo pane quotidiano e il suo magazzino è composto da circa 40.000 articoli. La gestione si è fatta sempre più complessa perché gli articoli sono sempre più tecnologici e hanno bisogno di una continua manutenzione per renderli efficienti e produttivi. Come dice Filippo: “non voglio sorprese durante l’evento!”

Dopo il blocco dovuto al Covid, Filippo ha la necessità di riprendere a pieno regime l’attività di noleggio. Gli eventi si stanno sbloccando e tutto il tempo fermo l’ha dedicato alla ricerca di nuovo materiale e alla manutenzione di quello già in possesso. Le necessità impellenti sono le seguenti:

1. Aumentare il numero di eventi per recuperare il fatturato perso nei precedenti anni
2. Conseguentemente al punto 1 ha bisogno di un sistema che velocizzi e semplifichi la gestione aziendale, dall’emissione del preventivo sino all’uscita e rientro del materiale
3. I clienti chiedono sempre più revisioni ad un preventivo e a Filippo piacerebbe tracciare (in modo automatico) tutte queste modifiche
4. Per coprire più tipologie di eventi ha la necessità di espandere maggiormente il proprio magazzino e di dotarsi di un sistema di facile consultazione per vedere il materiale movimentato, in giacenza e presso un determinato evento attraverso un tablet o un monitor da installare in magazzino
5. I materiali non rientrati o da riparare dovranno essere gestiti in modo puntuale e preciso
6. Addebitare al cliente, qualora ci fosse la necessità, il materiale danneggiato o rubato durante l’evento

Tutti questi punti sono essenziali e Filippo, sino ad oggi, si è arrangiato attraverso un super file Excel costruito sulle proprie esigenze. Purtroppo questo ha raggiunto dei limiti e le persone con cui lavorare stanno aumentando, la soluzione “fatta in casa” quindi non basta più.

Filippo e il suo staff hanno bisogno di una nuova soluzione software che risolva tutti i punti sopra evidenziati e che magari espanda il concetto di lavoro da remoto, visto che la maggior parte dell’attività da svolgere è esterna all’azienda. Il classico gestionale client/server è limitante perciò la base deve essere sicuramente WEB. Oltre a questo, ogni caposquadra dotato di tablet dovrà sempre consultare dove si trova il materiale e come poterlo reperire nel minor tempo possibile (anche direttamente da altre manifestazioni ed eventi).

I preventivi, spesso ricevuti via telefono e compilati in men che non si dica, dovranno poter gestire varie tipologie di attribuzione del prezzo quali:

1. Listino a scalare
2. Listino settimanale
3. Listino per consumabili
4. Listino standard a quantità

Il tutto con un’interfaccia semplice e facile da usare perché la priorità è quella di emettere preventivi, consegnare e allestire il materiale, concludere l’evento e fatturare senza contestazioni.